Kommunikation och informationsöverföring
Tydlig bild av läget – en förutsättning för säker vård
En av de viktigaste förutsättningarna för ett säkert teamarbete är att individer och team hela tiden har en tydlig bild av läget för patienten och situationen i övrigt. För att uppnå en gemensam och tydlig bild är kommunikationen det viktigaste verktyget.
Det handlar om att ställa sig följande frågor:
- Vad har hänt med patienten?
- Hur är patientens situation just nu?
- Finns det några risker som behöver fångas upp?
- Vad är planerat för patienten i nästa steg?
- Vem ansvarar för vad?
Ett av de största riskmomenten är när den gemensamma bilden ska skapas och kommuniceras mellan olika team eller individer i hälso- och sjukvården. Information kan falla bort eller tolkas olika. Brister, missförstånd eller misstag kan uppstå var som helst i kedjan.
Teamarbete och kommunikation – Vårdhandboken
Personal och patient behöver förstå varandra
Utebliven information, eller information som patienten missförstår, kan få allvarliga konsekvenser. Exempel på det är om patienten inte tar ett ordinerat läkemedel eller avstår från att söka vård igen fast patientens tillstånd kräver det.
Kommunicera på patientens villkor
En central del av kommunikationen mellan patienten och hälso- och sjukvårdspersonalen är när patienten förmedlar sin bild av sin sjukdom, sina hälsoproblem och sin livssituation. Personalen måste vara lyhörd och kommunicera på patientens villkor för att diagnostik och behandlingsval ska bli ändamålsenliga.
Bra kommunikation kan förebygga avvikelser
En välfungerande kommunikation mellan patient och hälso- och sjukvårdspersonal är också en förutsättning för att biverkningar och avvikelser i behandlingen ska upptäckas tidigt och för att risken för vårdskador hållas så liten som möjligt. Patienten behöver därför ha en god bild av planeringen för utredningen och behandlingen och veta vad som kan tyda på avvikelser från planen.
Välfungerande kommunikation kan också bidra till att patienten har förtroende för hälso- och sjukvårdspersonalen och vågar ställa frågor eller ifrågasätta det som är oklart. Det minskar också risken för avvikelser.
Anpassa informationen efter patientens förutsättningar
Varje patient behöver få information som hen förstår och kan ta till sig. Informationen ska anpassas till mottagarens ålder, mognad, erfarenhet, språkkunskaper och andra individuella förutsättningar. Muntlig information kan kompletteras med till exempel text- och bildmaterial.
Det är viktigt att den ansvariga hälso- och sjukvårdspersonalen följer upp att patienten har uppfattat informationen. Det kan till exempel handla om att aktivt bjuda in till frågor och låta patienten bekräfta informationen med egna ord.
Erbjud tolk till den som behöver det
Det är viktigt att hälso- och sjukvården är tillgänglig och säker för alla. En patient som är hörsel- eller talskadad ska erbjudas tolkservice.
Att samtala genom tolk – Socialstyrelsen (pdf)
Olika metoder förbättrar kommunikationen mellan personal
Informationsöverföringen kan brista mellan personal som deltar i vården av samma patient. Det kan handla om kollegor i vårdteamet eller personal som arbetar på olika enheter.
Metoden CRM, Crew resource management, är ett säkerhets- och träningskoncept med fokus på samarbete och kommunikation som används i flera högriskindustrier. CRM innehåller delar som fokuserar på en strukturerad kommunikation och informationsöverföring.
Det finns olika metoder för att minska riskerna för brister i kommunikation och informationsöverföring. Ett exempel, som är hämtat från CRM, är SBAR (situation, bakgrund, aktuellt tillstånd, rekommendation). SBAR kan användas i kommunikationen med patienten och mellan hälso- och sjukvårdspersonalen. Det kan vara både inom samma vårdenhet och mellan olika vårdenheter.
Informationsöverföring är viktig i vårdens övergångar
Brister i informationsöverföringen i vårdens övergångar utgör en stor risk. När en patient har kontakt med flera vårdgivare finns det risk för glapp i vårdkedjan. Det kan leda till att patienten och inblandad hälso- och sjukvårdspersonal inte kan skapa eller tappar den gemensamma bilden av vad som har hänt och vad som är planerat. Då finns risk för att nödvändig information inte följer med patienten.
Men även ett skiftbyte på en vårdavdelning innebär en övergång, där information kan tappas bort. Hälso- och sjukvårdspersonalen kan till exempel missa tecken på att en patient försämras, när bedömningarna görs med kort perspektiv och helhetsbilden uteblir.
Äldre patienter och patienter med kroniska sjukdomar är särskilt utsatta. Det beror på att många av dessa patienter har kontakt med både kommunal hälso- och sjukvård, primärvård och specialist- och akutsjukvården. Dessa patienter har stort behov av en sammanhållen vård där alla inblandade har samma bild av målet, de aktuella åtgärderna och rollfördelningen.
Remisser är en viktig kommunikationsform
Remisser är en viktig kommunikationsform i hälso- och sjukvården. Genom remittering överförs information om patienten och ibland även ansvaret för till exempel fortsatt diagnostisk, bedömning eller behandling.
Remisser som är otydligt skrivna, aldrig skickas, hamnar fel eller blir fördröjda kan leda till fördröjd, felaktig eller utebliven vård och behandling. För att få en säker remisshantering ska verksamheten ha tydliga rutiner för att registrera och bevaka skickade och inkomna remisser.
Det är också viktigt att patienten och närstående får information om planen för utredningen. Det för att även de ska kunna signalera om en planerad undersökning eller åtgärd inte blir av som planerat.
Vårdgivaren ansvarar för att remisshanteringen är säker
Det är vårdgivarens ansvar att se till att det finns rutiner för hur remisser ska utformas och hanteras. Det är verksamhetschefens ansvar att fastställa rutinerna för remisshantering inom verksamheten.
Dokumentationen har stor betydelse för säker vård
Informationshantering inom hälso- och sjukvården ska vara organiserad så att den bland annat tillgodoser patientsäkerhet och god kvalitet. Syftet med att föra en patientjournal är i första hand att bidra till en god och säker vård av patienten. Läs mer om lagkraven på sidan Patientdatalagen.
Dokumentationen är vid sidan av kommunikation det viktigaste verktyget för att skapa och hålla en gemensam bild av patientens vård och behandling. Informationsöverföringen mellan teammedlemmar och verksamheter vilar till stor del på vårdnära dokumentation.
Vad som är dokumenterat och hur överväganden och slutsatser har beskrivits i patientens journal har stor betydelse för vilka förutsättningar som nästa hälso- och sjukvårdspersonal eller verksamhet har för att bidra till att vården blir sammanhängande och ändamålsenlig.
Invanda arbetssätt kan bidra till att alla yrkesgrupper runt patienten inte tar del av varandras dokumentation. Dessutom kan det finnas barriärer mellan olika tekniska system som gör det svårt att nå den dokumenterade informationen. Sekretesslagstiftningen styr också hur information kan delas, något som inte minst får betydelse när en patient får vård och behandling av flera vårdgivare.
Juridiskt stöd för dokumentation – Socialstyrelsen
Gemensam informationsstruktur
En viktig aspekt av dokumentation är att personal och system ska förstå varandra. Ändamålsenlig och strukturerad dokumentation är central för patientsäkerheten. Socialstyrelsen erbjuder flera verktyg som skapar förutsättningar för det. Tillsammans benämns verktygen Gemensam informationsstruktur.
Bland verktygen finns Snomed CT. Det är ett internationellt begreppssystem som syftar till att göra den kliniska dokumentationen enhetlig, tydlig och ändamålsenlig. Snomed CT innehåller för närvarande cirka 360 000 aktiva begrepp och rekommenderade termer, inklusive begrepp och termer kopplade till omvårdnad.